第一章 簡介
環顧我們的工作、生活周遭,團隊和團隊合作所蘊藏其中的奧妙與潛在能力是無所不在。人類今日的每一項重要成就,幾乎都是源於真正的團隊合作 (teamwork);這是立基在彼此間的合作上,共同發揮出正能量與互相學習,才能集大成。不論你身在何處,團隊合作都是我們生命與事業向前發展的首要工具。舉凡如家庭、社區、體育隊伍、工作小組、志願組織至機動部隊、調查小組至原住民、董事會至廠房、自發工作小組至個人成長小組——都必須藉著團隊和團隊合作,才能讓事情得以進展。
關於「團隊」的概念,追溯至西方發明源始於工業革命,但自古以來,世界各地的原始部落已不時召集群眾,為共同目的來邁進。他們會鼓勵群體中本領各異的人展開互相合作與學習。在現代組織中,不論成員來自不同的文化背景,團隊都是其主要的結構綜合依據或工具。它能展現在不同職能、不同利益相關者 (stakeholder) 之間,並點燃出共同意義、創新與協作 (collaboration)。
放眼望去各式樣環境的大小組織都以「團隊為本」,為何還要針對這個主題另撰一書呢?各大實體與網路書店的商管書類別架上,已有各種以團隊為主的專書與指南;當中涵蓋許多如何達致信任、凝聚力、真誠交流、共同目標等秘訣。即使書籍百花齊放,這類主題的新書出版仍是歷年未減,這意味著市場仍有讀者需求;針對團隊專書,協助特定團隊在特定環境下,發揮它們獨有的價值。出版這本書的目的,並非告訴讀者或團隊該如何合作、該訂立哪些目標或制定哪些角色。相反地,本書想傳遞給讀者的是——讓大家了解當團隊能夠大放異彩時,究竟是什麼原因讓它發生或造成的?這當中所蘊含的真理是擁有源源不絶的好奇心,它能為團隊帶來生命,促使團隊不斷成長且發揮所長。
這本書最特別之處,設計一連串的「提問」,它能帶動團隊成員的「對話」。這些「對話」能幫助他們發掘成功之鑰,以及拓展未來的可能性。本書最重要的使命是——協助讀者引導團隊的「對話」,進而加強團隊間的凝聚力、合作、共同意義、創意與生產力。
提問的威力
熟悉欣賞式探詢 (Appreciative Inquiry, AI) 的讀者,早就認識到我們重視「提問」更甚於答案。針對團隊與有效團隊合作這個範疇,更要對提問特別有敏銳度。試看看下列這些常見的辦公室對話。
.當人們被問到:「你是怎麼看待我們的團隊會議?」
.我們可能會回答:「我們已開過太多這類型的會議。實質上是計劃不周,以致於我們無法專心做好『真正』要做的工作。」
.可是假如問的是:「改善團隊合作,對我們的組織是否有幫助?」
.幾乎所有人都會異口同聲,響亮地回應:「是。」
看來我們總是對團隊所能達到的效果期望甚高,可是過往的歷史經驗卻充斥著錯失的良機或無法完全掌握的機遇。這種落差遍及社會各大小組織,讓人留下不良印象,並引導大家在談論團隊經驗時抱持不樂觀的立場。欣賞式探詢是一套具有大量文獻記錄、並以強項為本 (strength-based) 的方法——轉移對話與反思的方向,讓團隊建構出它們最佳的狀態時刻,以及具衍生 (generative) 能力的故事。這些故事將做為往後的分析基礎,以便讓團隊「發現」(Discovery) 所蘊藏的關鍵成功因素 (core success factors)。有了這些發現,對話內容就轉移到下一步,通往「夢想」(Dream) 未來的理想狀況,然後再「設計」(Design) 和實行各種方法,持續邁向這個理想中的「命運」(Destiny)。
這種正向、協作式、創新的流程,源於「提問」。這些提問刻意地、有別於一般常人提問的方式,並大幅擺脫了大部分組織既有的工作模式。在一般的工作模式下,通常是匯聚一群具有良好意圖而精明的人進而組成團隊,然後再拋出一些組織內的複雜議題讓他們處理;但在缺少了謹慎專注的情況下,一旦團隊能共譜出任何共識,都會被視為成功。遺憾的是他們往往把共識當做共同目標,取代了組織本應該嘗試達到的突破思維,或真正跨界其他夥伴合作關係,所以無法刺激組織效率突飛猛進,最終造成庸庸碌碌的結果。
當缺少了謹慎的專注,團隊便很容易陷入談論在「不想要」的事項並在此模式下運作;相對地,更造成會議浪費精力,衝突頻生下更會引發自衛機制以至人身攻擊,人人各懷心思卻又拒絕聆聽,反而讓團隊毫無進展,並且破壞了互信。即使事前已知曉要預防這些陷阱,仍在不知不覺中佔據團隊的許多時間,反而只留意到團隊合作壞的一面,而非聯想到好的一面。
在某些協助團隊有效發展的培訓計劃,採用一種時下流行的模式,它能夠塑造參與者有心理準備甚至歡迎「激蕩期」(storming),且認為這是建立優質團隊的必經階段。那種要改良團隊合作,必須參與某種特別形式的鬥爭或激辯的想法,正是許多人擔心被編列新團隊或新專案的原因。當中運用的負向言語,往往塑造了強大的自我應驗預言 (self-fulfilling prophecies) 效應。不僅如此,某些嚴肅認真研究團隊動力的人員和學生,更支持一種建立於虧缺為本 (deficit-based) 的理論,認為這些令人焦慮的局面,是因著發揮個人自我效能 (self-efficacy),以及希望歸於團隊的慾望之間的衝突所導致。這也表示著人們必須經歷這種內心交戰,而所謂的「雙贏」往往並不存在。
我們和其他欣賞式探詢的夥伴一致認同——「提問」對未來影響深遠。「提問」比任何其他方法更能轉變對話的方向,以致於能夠重塑整個流程的結局。本書羅列的「提問」能重塑對話的方式,改變團隊發展的軌跡,讓團隊成員更熱切期待相聚的時光,以及運用他們的用語與故事,塑造過往與未來團隊合作的正向形象。
為何要轉變團隊的對話?
有許多團隊建立或團隊改進流程,會把重心放在如何讓團隊成員更快樂或更有生產力。對他們而言,這是改善人際關係與合作方式的最佳例證。員工應該享受工作,享受與同僚為伍——對!滿意度與生產力的確是息息相關。但我們認為要轉變團隊的「對話」方式,另有其目的。我們深信有一種立基於強項、自身肯定、具衍生力、充滿希望的「對話」方式,它能同時達到營利以及為團隊成員增值。
美國組織行為學、心理學領域的知名學者與顧問,曾在2004年一項富開拓性的研究裡,針對60個商業團隊依表現排列。表現是按損益表、顧客滿意度調查,共360份由上司、同級和下屬對團體的評介來衡量。這份研究結果稱得上是惹人爭議。
此外,研究還證明了正向和負向P:N比率對另外兩個比率有重大影響。「探求團隊內在(探詢I)」也關注「外在環境(主張A)」的I:A=1:1健康比率,以及「探詢他人(他人O)」也「堅持個人意見和立場(自我評論S)」的O:S=1:1健康比例;這兩者的健康比例源於對話內容大幅偏向強調正向多於負向(表現優異團隊下的P:N=5.8:1所導致)。
表現優異團隊的正向傾向,創造了開闊的情感空間,揭示了更多可能的行動。其他團隊的負面傾向,則限制了情感空間,也抹殺了行動的可能性。這印證了芭芭拉.弗雷德里克森 (Barbara Fredrickson) 的研究,展示了正向情感如何拓展思想行動的選項,從而建立持久的體能、智能、社交能力的資源。
因此,轉變團隊的日常互動,更促使正向多於負向,以致於讓團隊達到更有效的平衡,既能同時專注自身和外在環境,又能了解他人和堅持真誠的信念和主見。這種對話形式的轉變,不僅貢獻出可量化的成果,也能為組織增值。
本書所提供各項無預設立場的「肯定式提問」(affirmative questions),能促成上述的轉變,瞬間調校團隊的對話,邁向堅定不移的正向;並且為重要的團隊對話,增進探詢技巧以及學習對他人的關注。
影響團隊效能與團隊發展的面向
本書的提問,能夠激發大家踏上發現之旅,彰顯團隊成員在自身團隊或其他團隊裡所體會的強項和典範實務 (best practices)。這些因素和意念,能為夢想或投射未來的理想影像提供基礎,同時還輔以具體實務,推動團隊達成理想。每個提問能夠針對一些關鍵面向,觸發一些內涵或資料——這些面向已在各種情況下經證實後——列為高效團隊的特質。下列是影響團隊效能與團隊發展八大面向的探詢:
◎整合目的和目標
團隊要達到哪些成就?為何成員都是互相依存?有哪些成功的指標?對每位團隊成員而言,這項工作要怎樣做才最有意義?
◎釐清角色和責任
每位團隊成員擔當著哪些重要角色?如何協助團隊成員達到他人心目中的最高期望?我們可以怎麼互相協助,讓團隊成員的表現都超乎預期?角色衝突如何能化解成為學習和發展的契機?
◎培養互相支援和賦權的關係
大家要怎麼互動,才能確保所有人在每項工作裡都有所學習和成長?如何確保每個人都感受到,自己是達到最終成果不可或缺、獨特的一員?如何持續促進彼此的互相尊重和欣賞?
◎創立清晰的共同步驟
團隊成員是如何互相溝通,才能讓每個人都掌握到所需資訊,表現達到個人的最佳水平?會議是如何進行,才能讓每個人都感到這些時間過得最有意義?團隊成員是如何做出重要決定,進而讓每個人都始終如一地履行這個決定?
◎注重培育和挑戰的領導力
正式的領袖是如何與下屬建立緊密的關係?目的是什麼?如何請組織上下共同擔當領導?人們是如何運用權力和影響力來服務組織和同僚?
◎不斷進化的能量和精神
團隊如何自我更新?平常會舉行哪些儀式?團隊成員如何慶祝和記錄成功的里程碑?
◎促進生產力和表現
團隊成員與服務的組織有何關連?團隊「最首要」的貢獻是什麼?工作是怎麼完成?團隊以哪些質量標準為目標,這些標準又是如何落實?
◎激發具目標和振奮人心的溝通
哪些對象會交談?關於哪些內容?怎麼交談?有哪些系統和架構,能促進人們彼此聯繫以及聯繫全體成員?
在《團隊的智慧》(The Wisdom of Teams) 一書中,作者展示了表現優異團隊的紀律,他們會定期停下來「探詢」目標、角色、關係、程序,以免出現任何混亂或缺乏共識的狀況。我們建議應該同時就能量和精神、生產力和表現,以及溝通這些範疇,進行這種定期、有紀律的探詢。儘管大家對這些提問的答案可能有異議,但對議題的欣賞、探詢精神的本質卻是不變的。本書的提問,目的在引導你的團隊重複探詢這些重要的範疇。切記不要先假定團隊的目標清晰,並得到所有人認同——即使這些目標只不過在一個月前已制定和宣佈,在當時已得到全體贊同。高效能團隊不時會重新探討這些議題,低效能團隊則會掉以輕心。
從最優秀的團隊開始
團隊起始階段的功夫,往往決定了往後的成敗。不管團隊成員是否認識其他新的成員,他們都會引用各自的昔日經驗,來審視目前狀況。這些觀念主導了他們早期的行動和反應。
我們欣賞式探詢的夥伴喬維斯.布舍 (Gervase Bushe) 曾多次於團隊成立初期,採用欣賞式探詢。他的「最佳團隊介入」(Best Team Intervention) 做法雖然簡單,但十分見效。他會請新成員回想:「在過往團隊裡的最佳團隊經驗或時刻?在當中發現了哪些有關自己或其他事物有意義的地方?」新團隊成員各自分享自身的故事後,便按他們最希望在新團隊裡看到的故事,篩選團隊運作的關鍵實務或基本規範。最後,他們會制定具體計劃,並承諾全心投入,以達到他們的理想。
相較於其他較傳統的建立團隊方式,這種做法更能促進團隊效能提升凝聚力。布舍形容這些早期團隊時光為「前身份」 (pre-identity) 階段,特別適合採用欣賞式探詢,並能取得寶貴的成效。因為它能把對失敗持有的潛在恐懼或憂慮,轉化為對成功抱有信心和希望。
現在就起步
本書的提問、流程和建議,你都可做為思考、嘗試、實驗的素材,或是自行修改內容——但無論如何都要實際試用。現在正是改變的最佳時刻,將團隊的對話轉化得更為正向,搜集出最適合團隊的各種實務;重新探討過往的團隊經驗,尋找出每個人都感到奇妙和寶貴的經驗——去回憶歷程,並且了解最能協助團隊發揮潛能的事物——以建立未來更優秀的團隊。
在第二章,你將會讀到十種方法,關於如何運用上述和其他正向提問,以建立高效團隊。在第三章,我們會提供四十八個關鍵正向提問,按八個主題分類:「整合目的和目標、釐清角色和責任、培養互相支援和賦權的關係、創立清晰的共同步驟、增進領導力、提升能量和精神、促進生產力和表現、激發具目標和振奮人心的溝通。」
我們懷著謙卑的心,誠意送上第四章。它是一項指引,圍繞建立團隊的流程,將欣賞式探詢注入正向團隊發展。這項循序漸進的流程,可以視團隊的需要,經由自我引導 (採用第五章的訪談指引框架) 或由專人引導;其目的是透過有紀律地討論和研究可行的方法,來提升團隊的能力。最後,第六章呼籲大家要一起展開行動,結尾的附錄是一系列的相關資源,提供給喜愛這門欣賞式探詢實務的讀者們參考。
總而言之,你可依循應用本書所列的提問,在下一次的小組或團隊會議裡,以無預設立場的正向提問做為起步,探討自上次會議後發生的事。去用心聆聽不同團隊成員的故事,感受團隊在會議議程中呈現不同於過往的態度,你將會驚嘆這個歷程,自此之後會議就會煥然一新。