了解重點＋只做精華＋不勉強而享受工作→效率3倍！ 祕技達人傳授生活祕技之道 ◎白帶──不勉強、快樂、提高效率三倍的祕技 ‧決不邊想邊做 ‧完成八成工作就能得到滿足 ‧正視自己怕麻煩的心情 ◎灰帶──工作思考祕技 ‧將玩樂帶入工作 ‧組合效率差的行程 ◎黑帶──不用自己動手就提高團隊成果的祕技 ‧避開自己想做的事 ‧對現在的自己不要感到滿足

誠實面對覺得麻煩的想法

　　或許你的內心曾經出現「做這些工作內容真沒什麼用」的想法，像是收到上司指示要製作文件，卻產生製作這樣的資料是否真的有必要的質疑，心想就算製作這樣的資料，或許還是沒什麼用。之前的內容也提過，不斷接受這些無謂的作業活動，也是白帶Life Hack階段的修練過程。

　　本來就很難判斷一個作業的必要性，在這個因果關係極為複雜的世界裡，說不定就存在著乍看之下不具任何意義的作業內容，但其實肩負重要角色的情形，這就是所謂的蝴蝶效應，意指蝴蝶拍動翅膀飛行，卻會造成世界另一頭產生龍捲風的情形。以這種可能為前提思考，或許就沒有不具意義的作業內容存在。

　　但是這些看起來不具意義的作業活動，就磨練純熟技術這一方面而言，卻是不可或缺的事前練習過程。在剛開始的白帶階段中，與其判斷作業的意義，最好還是集中心力在研磨自己的專業技術。所以有時候還是要製作一些不那麼重要但內容豐富的口頭報告資料，就算當下覺得這個舉動沒必要也要嘗試。換句話說，不先去做這些無謂的作業，又怎麼知道哪些是多餘的作業呢？磨練自我技術的過程，其實就是減少無意義作業的學習過程，所以累積許多無意義作業的經驗絕對不是件無意義的事。

　　話雖如此，但面對這些作業內容，心中那股覺得「麻煩」的想法，還是會影響工作情緒，使得自己提不起勁。或許各位會認為覺得麻煩的心情就是怠惰，是會對工作效率帶來不好影響的心理因素，但其實這樣的想法才是計算作業「效果」的重點。實際上會讓人感到厭煩的作業內容背後，才真正隱藏著改善作業的提示。

　　覺得麻煩就是指面對一項作業活動時，認為不具意義的直接感受。針對作業量而言，面對完全看不出效果何在的作業內容時，人們自然而然會有「省略這個步驟也沒多大差別」的想法產生。所以對於這些會讓自己產生「麻煩」感受的作業，還是需要重新思考其存在的必要性。

　　但是這樣的想法在這個需要包涵無意義作業在內，才能讓技術達到純熟的階段，卻會做出低估其重要性的判斷。因為有許多乍看之下無謂的作業內容，其中卻擁有存在必要的情形，另外當事者對於這樣的企劃工作，能否全力以赴也是重要因素。因為只要覺得事不關己，不管是多重要的作業內容，都很容易感到厭煩，但這其實只是單純沒有工作幹勁罷了。所以只要有這個企劃對自己很重要的自覺，各個作業的必要性判斷，就會對企劃成功與否的影響做出審慎思考。

　　而日本企業在這方面總是以前例主義為優先，所以原本需要再一次思考必要性的作業，都不會重新思考，而是照舊例直接實行。我很喜歡松井証券的松井道夫社長說過的「容器」故事，當他在日本郵船公司上班，需要將貨物容器擦拭得很光亮，用以表現出我方公司最大的誠意，這正是工作中很重要的一部分，然而那時卻是個有企業運費協定，無法自由喊價的時代，到了能夠自由制定價格的時候，企業就不再做這些擦拭容器的瑣事了。會產生這樣的落差是理所當然的，因為那個作業是「不做也沒差」的工作內容，這麼一來就必須考慮到這樣的作業內容到底有多少相對費用效果產生。

　　當代管理大師彼得．杜拉克（Peter Ferdinand Drucker）曾說：「有效率地去做認為無意義的工作絕對不會是在做白工。」（There is nothing so useless as doing effi ciently that which should not be done at all.）因為覺得麻煩的想法才是極力排除不需要的作業的判斷基準。

　　以下就列舉幾個很可能是無意義作業的具體實例。

①顧客沒有要求的附加服務作業

　　試著思考一下關於客戶沒有特別提出要求的服務，卻要顧客付費，那他們到底該不該乖乖掏錢呢？假設我方趁空檔時間製作的報告資料，是算在要收費的部分，那對方回答「沒有這個需要」時，這樣的資料就只能用「因為是免費的請收下吧」的服務呈現，這麼一來，不管是花多少時間準備這樣的資料，都還是存在著需要針對這部分再重新評估的空間。
但是在這裡有一個要特別注意的地方，雖然顧客沒提出要求，但還是重要因素的部分。像是食品公司就要特別強調食品的安全性等，即便顧客沒有特別提出「安全」這個要求，但他們認為這一點是「理所當然」的部分。即便雙方沒有特別以金錢而提出要求，還是存在著為了建立彼此信賴關係的必要作業活動。

②即便今天不做也不會出問題的作業

　　如果是需要花費一個月時間完成的作業，就沒有必要每天實行，只要決定一個月內的哪幾天來做這些工作就沒問題了。思考這些工作是需要每天都做，一個月做一次，抑是半年做一次。因為重新思考必要的工作流程，就能夠排除不必要的工作內容。而且本來就沒有今天不做也無所謂還特地今天完成，除非是真的有空閒時間，或是未來行程非常擁擠，真的非得要在今天做這些工作的時候。

③無法得到任何一方回饋的作業

　　如果是沒有人會檢討的作業，有極高的可能性是這個作業根本不那麼重要，就算省略這個步驟也不會受到責罵，如果真的有這樣的工作，或許可以試著例行性地對相關負責人說：「因為其他的活動很多，自己快要忙不過來，省略這一部分是否沒問題？」無法得到認何回饋的作業，對自己在提昇工作技能方面，也完全沒有任何好處。因為針對能力展現部分的評價重點，在於能否讓自己有所成長，而和自我成長沒有直接關聯的工作內容，大多是不需要花費心力實行的部分。接收對方言語背後的情感表現

　　處理對方想像藍圖的工程師需要擁有兩種技巧，首先在此說明其中之一的接收對方想像內容的方式。

　　老實說接受對方所描繪的想像，最重要的一部分就是「感情」，只要能夠感受到對方的感情釋放，就能讓自己接收對方想像內容的能力更上一層樓。舉例來說，在會議上表達意見時，如果只聽意見，其實不算是確實的方式。因為察覺對方為何會有這樣意見的背後理由比較重要，而且大部分理由都會伴隨著情感以及豐富的資訊。

　　這樣的情感在日常生活中有數不盡的自然接收情況，像是司空見慣的夫妻吵架，大多是起因於一些芝麻小事，但其實促使雙方吵架的原因並不在於那些芝麻小事，而是對話時帶有其他情感的表達方式。因為說話方式而引起的爭吵，就算是讚美的話也有可能成為火種。像夫婦那樣親密接觸的關係當中，彼此發言大多是無意義的內容，其中隱含的情感才是重點所在。

　　這就相似於先前舉例的董事長與祕書之間的關係，只要彼此的溝通密度越高，接收言語中情感的感受性就更為重要。

　　所以在黑帶LIFE HACK會提到，訓斥下屬時，要面向職員，帶著愛之深責之切的心意開罵，而白帶LIFE HACK階段則是需要知道如何感受其中情感並做出反應。

　　但是這樣的「情感」，並不一定都是自己能夠理解的部分，像悲傷就是要曾經受到那樣悲傷的人才會瞭解他人的悲傷。人家說年紀越大淚腺就會越發達，這表示內心已經儲存了許多情感經驗，能夠理解其他人的情感表達方式。

　　由此可知，要讀取言語背後的情感，重點就在於自己要瞭解這樣的心情感受。以下為解讀時不可錯過的情感代表例，若是無法接收這些情感表現，就會遇到以下各種困難。

①「憤怒」的情緒

　　如果錯過對方的憤怒徵兆，那可真會造成油碰到火般不可收拾的場面，火勢只會不斷加劇。首要重點是表現出已經知道對方有些動怒的肢體語言，這樣對方就能感受到自己的心意，比起埋頭道歉，誠實做出反應，和對方好好談會比較有效果。

②「不安」的情緒

　　不安情緒的應對方式其實很難，也有為了消除不安而說明道理，反而產生更大的不安情形存在，那是因為不安的因素並不是不瞭解其中道理，實際上大多數會讓人產生不安的例子，都是由於細微的言詞使用方式、態度以及服裝等因素，也就是自己造成的不安，而這樣的不安被對方察覺的因果關係呈現。所以在客戶面前要以穩重的心態，保有適度自信的姿態展開應對。

③「不滿」的情緒

　　 其實這是最麻煩的部分，因為我們不太會將自己的不滿說出口，所以在平常對話中也很難察覺對方的不滿情緒。但是在職場上，這樣的不滿情緒最終還是會持續影響到雙方的合作關係中止與否，只能從對方視線的變化，和表現態度來做解讀。

作者：小山龍介 譯者：林文娟 出版社：商周出版 書系：新商周叢書 出版日期：2010-12-16 ISBN：9789861204796 城邦書號：BW0390 規格：膠裝 / 單色 / 240頁 / 14.8cm×21cm