◆暢銷書《時間管理黃金法則》姊妹作！ 時間管理 + 效率管理 = 成功上班族兩大工作利器！ 職場中異軍突起的關鍵，除了準時完成工作， 更要在兼顧品質的情況下，比他人更早衝向終點。 你有以下困擾嗎？ 明明事情都準時完成了，老闆卻總覺得你工作沒做好？ 忙了半天，卻沒做出什麼對公司有貢獻的事？ 事情來一件做一件，做了很多事之後才發現：該做的竟然沒做到？ 原來…… 除了「時間管理」，「效率管理」也很重要。時間需要管理，效率也需要管理，唯有兩者兼具，在職場上才能得心應手。 時間管理是忙碌工商社會的一門顯學。但，若只做好時間的控管，並不等於能同步提升工作品質及產能。所以，忙碌的上班族，除了要學習如何管理好自己的時間之外，更要懂得「效率管理」。 暢銷書《自慢》作者何飛鵬最期待的學習大師，呂宗昕教授繼《時間管理黃金法則》一書後，再度為台灣上班族量身打造一套能提升工作效率、增加工作產能的方法──《效率決定競爭力》，透過「目標管理」、「時間管理」、「方法管理」及「心態管理」等四個層面，逐步增強自身對工作效率的掌握，在最快的時間內，以絕佳的品質，達成最大的工作產出。 【專業推薦】 ◎連營科技股份有限公司總經理 李紹唐 ◎卡內基訓練負責人 黑幼龍

◎推薦序　打造自己的高效率魔法箱　李紹唐
◎作者序　效率決定自己的競爭力

◎Part 1　提升工作效率黃金策略
1　「時間管理」與「效率管理」的區別—彼得‧杜拉克的效率習慣
2　利用「效率T字表」做自我評估—郭台銘鴻海集團的四大「快速」能力
3　評估工作的目標與迫切性—張忠謀的目標管理
4　追求個人的「工作效率前緣」—黎智英的佐丹奴獲利模式
5　以「五分鐘原則」處理不想做的事—何飛鵬最不想遇見的三種工作夥伴
6　難易度與貢獻度的進階「N字型法則」—「雙N字策略」決定工作優先次序

◎Part 2　提升工作成果產出效率
7　利用TT表提高工作產出—葛洛夫的高工作槓桿率
8　找出績效的關鍵指標—王品集團戴勝益的數字管理
9　同質化、標準化、簡單化、條理化的工作哲學—大前研一的鞋子
10　將效率最佳時段留給最重要的工作—張明正最重要的五件事
11　利用九宮格評估工作的產出效益—勝間和代的效率工作
12　提前截止時間以強化急迫感—創意商品：可以吃的碗
13　為客戶與工作建立時間帳戶—滿足客戶的最大需求
14　用「一口氣原則」提高工作產出—吉越浩一郎的效率提升術

◎Part 3　提升工作計畫與思考效率
15　工作計畫是最佳的私人祕書—日本宮古島的鐵人三項競賽
16　用「PLAN」原則及甘特圖排定工作計畫—威爾許激勵人心的4E特質
17　做好一月、一週、一天工作計畫的方法—江戶時代的鳥瞰職業畫師
18　運用3S+1C原則快速思考—施崇棠的透徹思考要求
19　切中關鍵點以解決問題—大前研一的思考技術
20　整潔的桌面與安靜的環境—黃河明要求的「C計畫」
21　成為π型人以提高思考效率—鳴門海峽大漩渦中的鯛魚

◎Part 4　提升執行力與處理效率
22　執行工作所需要的加速度—黑幼龍創立台灣卡內基的故事
23　培養自我要求的好紀律—鴻海郭台銘的執行力
24　流程圖概念管理工作—何飛鵬的流程管理概念
25　利用PERT圖安排最適工作流程—葛洛夫的流程關鍵步驟
26　工作的三種判斷策略—吳美君的果斷決定
27　圖表強化個人執行力—「人生銀行」的電子撲滿

◎Part 5　提升文書與報告效率
28　發揮電腦的最大效能—Canon酒卷井社長的追求效率
29　利用同心圓創造最大空間—免於埋在文件堆的方法
30　有效處理文件的艾森豪四分法—鈴木汽車的效率管理
31　制伏工作效率的恐怖殺手—建立「MO」筆記本
32　提高撰寫報告的效率—一個客服人員的困擾
33　增加口頭報告效率的方法—不增加主管的負擔

◎Part 6　提升會談與會議效率
34　會談的藝術與目的—練就會說話的功夫
35　會談的重要技巧—于美人的一期一會
36　避免開無效率的會議—仁寶電腦陳瑞聰的效率會議
37　提高會議主持者及參加者的效率—人類是唯一會開會的動物
38　追求工作效率與生活的平衡—一位教授最後的一封電子郵件

【作者序】效率決定自己的競爭力

　　你有以下的困擾及問題嗎？

　　□在公司裡鎮日忙碌，卻總是不十分清楚自己究竟在忙些什麼。

　　□感覺自己每天都很忙、很亂，且越忙、越亂時，工作效率越差。

　　□自認很努力想善用時間，但工作卻始終做不完。

　　□自認已經非常認真做事，但工作表現及整體績效總是差強人意。

　　倘若你在上述任何一項的方框框中打勾，代表你亟需「效率管理」來幫助自己解決工作上的問題。

　　「效率管理」與「時間管理」是成功工作者的兩大利器。然而，大部分上班族僅重視後者，卻忽略了前者的重要性，故工作成效不彰。可能你的問題如下：

　　․你可能掌握了時間，卻不知道工作的方向。

　　․你可能節約了時間，卻無法如期完成工作。

　　․你可能縮短了時間，卻無法維持工作品質。

　　․你可能增加了時間，卻不知如何設定目標。

　　我們在坊間書店可以輕鬆找到許多時間管理的書籍，但要找到適合自己的效率管理書籍卻很困難。因為效率管理所涉及的層面比時間管理更深且廣，要完整闡述效率管理的概念，必須經過一番透徹的思考及探索。

　　實際上，效率管理是時間管理的進階課程。凡是希望在工作中創造優異業績及表現的人，都應進一步瞭解效率管理的內涵，並確實實踐之。

　　唯有效率管理及時間管理並重，才能突破現有的工作瓶頸，提升自己在職場上的競爭力。

　　這本《效率決定競爭力》是《時間管理黃金法則》的姊妹作。我期望藉由這兩本書，能夠幫助讀者瞭解管理時間的訣竅，更進一步提高工作效率，以交出令人驚豔的工作成績。

　　在上一本《時間管理黃金法則》出版後，我應邀至許多民營公司及國營企業授課，接觸各種不同類型的產業及營利機構。從數十次的演講及企業內訓課程中，我確實瞭解到上班族之所苦及所需，也更加明白雖然時間管理的概念可以用來控管及分配工作時間，卻仍有其不足之處，因為時間管理無法指導學員如何實際執行工作，如何產生實質業績。這讓我產生了深入探討效率管理課題的興趣，開始廣泛收集相關資料及成功案例，也自行發展出提升效率的各式方法和技巧，並曾親身實踐以確認成效。

　　我將個人長期的工作經驗及研究心得，彙整成冊與讀者分享，希望幫助眾多上班族拾回失落已久的工作效率，增加工作上的競爭優勢。

　　全書共有六章，下分不同小節，各章節均可獨立閱讀並實際運用：

　　․第一章「提升工作效率黃金策略」—為了避免深陷工作的泥沼，找出適合自己的最佳策略，以提高個人的工作效率。

　　說明效率管理的重要性，介紹彼得．杜拉克的效率習慣，以及郭台銘與張忠謀的效率管理模式；以「五分鐘原則」處理不想做的事；利用「效率前緣理論」提高工作報酬率；採取「雙N字策略」決定工作的優先順序。

　　․第二章「提升工作成果產出效率」—為了在工作中展現傲人實力，並提高成果產出的實際效率，不當個窮忙的上班族。

　　介紹以「TT表」提高工作的成果產出；說明葛洛夫及大前研一的管理哲學；講述如何找出自己的關鍵績效指標；以同質及簡單法則加快工作速度；學習張明正的時間管理；建立客戶及工作的時間帳戶；以一口氣原則提高工作產出。

　　․第三章「提升工作計畫與思考效率」—為了工作時能有條不紊，可利用工作計畫做為工作方向的引導，並力求靈活動腦，以減少思考及煩惱的時間。

　　介紹以「PLAN」原則及甘特圖排定工作計畫；說明如何規畫長、中、短期工作計畫的方法；學習施崇棠的效率思考；從關鍵點出發以縮短思考時間；成為跨領域的π型人，以加快思考速度。

　　․第四章「提升執行力與處理效率」—為了不讓夢想變成空想，可提升執行力以加快處理工作的速度，並提前達成預設目標。

　　瞭解郭台銘的執行力的概念，培養自律的好習慣；學習何飛鵬的流程管理，並以PERT圖安排最適工作流程；明白執行計畫的三種判斷策略，懂得當機立斷，並利用圖表以提升個人的執行效率。

　　․第五章「提升文書與報告效率」—為了不被堆積如山的文件及檔案所淹沒，必須善用辦公空間，使完成文書及報告的效率能有效提高。

　　讓電腦發揮最大功能，成為辦公的好幫手；利用同心圓概念創造最大空間，並採用艾森豪四分法迅速處理重要文件；建立「MO」筆記本，預防並減少不必要的錯誤；學習快速撰寫報告的技巧，明白增進口頭報告效率的方法，以節省寶貴的工作時間。

　　․第六章「提升會談與會議效率」—為了善用說話與開會的時間，可運用技巧及方法進行有效的會談，並迅速完成會議。

　　明白會談必須說話內容與說話技巧兼顧；學習于美人打動人心的方法，以迅速達到會談之目的；參考陳瑞聰的開會方式，避免無效率的會議，讓與會者皆能共同提升開會的效率及品質；力求在工作與生活之間取得平衡，進而享受生命的美好。

　　蕭伯納說：「世界上只有兩種素質：高效率和低效率；也只有兩種人：高效率的人和低效率的人。」

　　《效率決定競爭力》為本系列的第三本書。我衷心期盼藉由這本書，可助你一臂之力，讓你的工作「功力」更上一層樓，早日成為真正的職場效率達人，獲得豐碩的工作成果與傲人佳績，也讓你的效率決定自己的競爭力。

　　英國名人賈斯特菲爾德說：「效率是做好工作的靈魂。」

　　我們重視做好工作的靈魂，也在工作中珍愛自己生命的靈魂。

工作計畫是最佳的私人祕書
──日本宮古島的鐵人三項競賽

做工作計畫是一個成功上班族必備的好習慣。
工作計畫是做好工作的第一步。
有了穩健紮實的第一步，才有成功的第一千步。

部長的鐵人三項競賽計畫

　　有位朋友告訴我一件有趣的事。

　　他在一間知名的國際專利事務所服務，專門負責處理與日本專利有關的業務。

　　他說日本有某家大公司是他們的重要客戶，該公司在全世界積極進行專利布局，光是一個專利部的職員就有上百人。

　　那個專利部的部長已有六十歲高齡。他雖然每天極為忙碌、日理萬機，但還是每年必到沖繩西南方的宮古島報到，參加一年一度的全日本鐵人三項競賽。

　　鐵人三項競賽對於參賽者來說是體力及耐力的終極考驗，必須先游泳三公里，再騎自行車一百五十五公里，最後還要跑馬拉松四十二公里。能夠從頭到尾完成全程賽事，即是贏得莫大的光榮。

　　那位部長為了參加比賽，從賽前數個月起，便開始做完善的計畫與準備。

　　他將比賽日設定為終點日，接著往回計算至目前還剩多少時間，然後分別規畫各項體能訓練的執行時間與順序。

　　他會有計畫性地先做數天的簡單體能練習，讓肢體恢復過去參賽的「記憶」，再逐步針對各部位進行重量訓練。透過一連串嚴格又規律的鍛鍊過程，將自己的體能狀態調整至在參賽日達到最顛峰。

為何沒有列工作計畫的習慣？

　　參加鐵人三項競賽需要計畫，應付繁重的工作是否也需要計畫呢？

　　我為一家公司進行企業內訓時，問學員：「平時有習慣寫工作日誌的人請舉手！」

　　舉手的人不到四分之一。

　　再問：「平時有習慣列工作計畫的人請舉手！」

　　結果只有不到六分之一的人舉手。

　　在場不少學員服務年資已超過十年，但竟然有這麼多人沒有寫工作日誌及安排工作計畫的習慣，令我非常驚訝。

　　為什麼大多數人不習慣列工作計畫呢？其可能原因有：

　　․工作太忙，沒時間列計畫。

　　․工作太煩，沒心情列計畫。

　　․工作太紛雜，無法列計畫。

　　․有做就好，不想列計畫給自己壓力。

　　․計畫趕不上變化，有無計畫差別不大。

　　這些原因聽來好像言之成理。讓我們再進一步分析，不習慣列計畫的實際狀況：

　　․是因為沒有詳列計畫，才使得工作效率不佳，導致自己變得很忙。

　　․是因為沒有規畫日程，才使得手上事務雜亂，導致自己變得煩躁。

　　․是因為沒有計畫可做適當引導，才使得工作變得紛雜。

　　計畫不會增加壓力，因為計畫有助於提前完成工作，有效減輕壓力。

　　計畫無法預知變化，但在無變化時，計畫可引導自己按原訂規畫迅速執行；當遇到變化時，再修正計畫，做最快速的因應。

列工作計畫的方法

　　其實，工作績效不彰往往是導因於欠缺工作計畫。許多人希望聘請私人祕書為自己打理繁忙的事務，殊不知工作計畫就是自己最佳的貼身祕書。

　　該如何列工作計畫呢？請參考以下的建議：1

　　1.請「以果為因」，以反向思考安排計畫──

　　先確立自己的目標為何，例如期望個人業績達某一金額、訂單量超越某一數值、績效評比達某一水準等。接著「以果為因」，以反向思考方式，構想出實現這些成果的具體可行方案，再逐一分列細項，確立實際執行計畫。

　　2.設定達成成果的截止日期──

　　對於有明確截止日期的交辦任務，可將完成的最終期限提前；若是沒有明確截止日期的工作，建議自設達成時間。為自己清楚訂出預定完成工作的日期，所列的計畫才具有實質效益。

　　3.計算至截止日期所剩時間──

　　為不同工作分別設定截止日期後，需先計算從開始執行到截止日期之間，總共有多少可用時間。時間尚稱充裕，可以從容處理；時間略嫌緊迫，則須加緊作業，迅速進行應做之事。

　　4.將工作事項排入日程中──

　　上班族的一天常被開會、洽談、公出等事務所分割，真正可用來專心做事的時間其實所剩不多。在估算出某項工作的所需總時間後，應將其安排至不同日程的空檔時段裡。只要來到預定的空檔時段，就應提醒自己做原先規畫之事，切莫再為其他雜事而分心。

　　你我未必要當宮古島上的運動鐵人，但上班族在職場上歷經長期的磨練及挑戰後，有的人成為職場鐵人，有的人仍進步不大。

　　箇中差別在於有計畫的鐵人，絕對會比無計畫亂跑者先行抵達終點。

　　競爭力的高低，取決於自己的實力，也取決於自己計畫的能力。

TIPS

　　․列工作計畫，請先從買一本工作日誌簿開始。

　　․建議採用開本較大的工作日誌簿，以利書寫及列表。日誌簿的格式不拘，讓自己可快速掌握一天的工作動態，即是最佳的選擇。

執行工作所需要的加速度
──黑幼龍創立台灣卡內基的故事

光是紙上談兵，絕對無法產生工作成果。成果的產生有賴於實際執行。
執行的首要關鍵是消弭不想做的念頭。想做的意念越強烈，越能大幅提升工作的加速度。

黑幼龍的成功故事

　　黑幼龍尚未創立台灣卡內基之前，便於四十七歲那年登上職場高峰，榮任宏碁電腦公司的副總裁。

　　有一天，身在洛杉磯的他無意間讀到《世界日報》上一篇介紹卡內基訓練的報導，對其中所述內容深感興趣。他與妻子討論後，決定找機會將這種訓練制度引進國內。

　　經過輾轉聯繫，他終於與卡內基的總裁通上電話，但對方因不甚熟悉黑幼龍的來歷及背景，故反應十分冷淡。

　　黑幼龍並未因碰了個軟釘子而心灰意冷，仍積極持續與對方聯繫，終於打動了卡內基總部，答應讓他前往拜訪。在一個大雪紛飛的深夜裡，他與妻子搭機飛抵紐約，隔天一大清早即匆匆趕赴卡內基總部，與總裁及執行副總當面會談。

　　黑幼龍在會談中展現十足的熱忱及決心，對方也確實感受到他無比的誠意，但最後對他的請求卻仍不置可否。爾後，又經過長達一年鍥而不捨的聯絡與交涉，卡內基總部終於點頭同意，答應讓他將該公司的訓練制度引進台灣，黑幼龍的努力終於得到夢寐以求的最佳結果。

　　其實當初也有不少人知道卡內基這套訓練課程，也曾想過要將其引進國內，卻沒有人真的劍及履及，像黑幼龍一般將想法實際付諸行動並堅持到底，所以那些人日後見到台灣卡內基如此成功，也僅能徒呼負負罷了。

　　許多人絞盡腦汁完成工作計畫後，往往便將它束之高閣，不是成為電腦裡久未開啟的檔案，就是貼在牆上當成裝飾卻視而不見。

　　列妥的計畫如果未經執行，其實際效益等於零，還害你平白浪費了許多寶貴的時間與心力來構想計畫。

　　執行計畫需要決心、勇氣及毅力。決心與勇氣促使自己果敢地跨出第一步，毅力則可以鞭策自己持之以恆地走到終點。

執行工作的加速度公式

　　若將工作比擬為一場越野車競賽，則工作計畫就相當於競賽的路線規畫圖，而執行計畫就等於實際下場參賽。有意參加比賽跟真的下場競賽是兩回事，冠軍獎盃是永遠不可能頒給在場外搖旗吶喊的觀眾的。

　　為什麼明明知道要做，卻又不想做呢？其實這與心理學的惰性有關。

　　物理學有個著名的牛頓運動定律是：

　　F ＝m ×a

　　F是力量，m是質量，a則是加速度。力量越大或質量越小，則加速度越大。

　　我將上述公式套用在職場上，並稱之為「工作運動定律」，其中F代表工作意識力量，亦稱為想做的力量。m代表個人的惰性慣量，a則代表工作加速度。請參考附圖，以瞭解「牛頓運動定律」與「工作運動定律」的相對關係。

　　工作意識力量越大或惰性慣量越小，則執行工作的加速度就會越大。

降低不想做的心理惰性

　　該如何降低心理上的惰性呢？請先行分析自己為何不想做的原因：

　　․因為太麻煩，所以不想做。

　　․因為太吃力，所以不願做。

　　․因為沒人催，所以不需做。

　　․因怕做不好，所以不敢做。

　　在工作上，許多被認為太麻煩、太吃力、沒人催或唯恐做不好的事情，往往直接關係到個人的工作績效，或是會顯著影響對公司的貢獻程度。那些不想做、不願做、不需做、不敢做的念頭，多半是為了逃避工作而找出的藉口。

　　若自己一直將工作置之不理，可能會錯失最佳的執行時機，或是會造成嚴重的後果，最後有可能導致無法收拾的局面，甚至被迫失去原本的職務。當你心中思及不做這項工作可能有哪些糟糕的後果時，就會不由得心生警惕；再深入想想，反正早做、晚做都要做，不如別再逃避推諉，一鼓作氣把該做的事做完，早日解除心理壓力。

　　另一方面，工作時應將自己視為老闆或最高階負責人，在自主意識上認為該項工作是為了自己而做，而非僅是為了應付老闆或上司的要求。在進行各項事務時，可在腦中先行設想會有哪些美好的成果，或是有人將因自己的付出而受益良多等等，如此即能顯著提升個人的工作動機，並強化工作意識力量。

　　工作成果的多寡，決定於實際執行的程度。以相同的工作品質而言，工作速度越快者，其工作成果越多。而最大的工作加速度，來自於最大的工作意識力量及最小的惰性慣量。

　　一位成功人士，必定擁有超乎常人的工作加速度。

　　黑幼龍創立台灣卡內基的例子是如此，在個人的工作上亦是如此。

TIPS

　　․Do的力量永遠大於Don't的力量。請在內心積極強化Do的正向意念，並弱化Don't的消極想法。

　　․請善用Do的力量以打敗Don't的工作惰性。

作者：呂宗昕 出版社：商周出版 書系：呂宗昕職場成功術 出版日期：2009-10-05 ISBN：9789866369537 城邦書號：BL4003 規格：膠裝 / 單色 / 272頁 / 14.8cm×21cm