Q 處理工作的速度與完成度,哪一個重要?
A 主管正在評價你,先講求效率。
當我還是報社社會組的菜鳥記者時,某天一如往常,在負責的警察局徘徊翻閱著案件紀錄簿,尋找具新聞點的事件。當時,我看到一則案件,一名中年女子被冒充的假傳教士騙光所有身家財產,還慘遭性侵害。
到此為止,都還只是一則普通的宗教詐欺案件。後來,我斜眼瞄了案件紀錄簿一眼,上面寫著被害人姓名「金○○」。趁著負責員警離開的空檔,立刻湊上前訪問:「金○○小姐您好,我是駐守在這裡的記者,雖然有點唐突,但請允許我問您幾個問題。」
沒想到她的回答出乎我意料之外。「嗯……我的名字不是金○○,我叫鄭○○耶。」此時我腦海裡閃過一個想法,「紀錄簿上明明寫著金姓女子,這當中一定有什麼隱情,警察才要隱藏被害人的身分!」
之後,我陷入天人交戰,「還沒收集好完整的資料,要不要先向公司報告?還是再做深入一點的採訪,等資料收集齊全再報告……。」猶豫很久,最後決定:「晚點再報告吧,先收集更多資料再說。」
後來我把所有事情擱在一邊,只專注在這個案件上。結果,我被主管狠狠地訓了一頓。最後我才知道,當性侵受害者有保護的必要時,就會在紀錄簿上寫下假名,以保護當事人。
進度永遠是第一優先
一件主管眼中看來稀鬆平常的事,卻被我以這種理由延遲報告。明明開口問主管只要一句話就可以解決的問題,卻自己陷入煩惱、不斷地繞圈圈,最後因此拖延業務,還被主管訓斥。
如果想得深層一點,應該就會思考到這個問題:「主管交派的任務應該先重視速度,還是完成度?」
正確答案當然是「完成度高、速度又快」。但資歷尚淺的員工不管花多長時間處理工作,在主管眼裡都可能只是一份不及格的作業。因此新人時期,通常先追求處理效率、再追求完成度,才會有比較好的結果。迅速的處理,不管結果是好是壞,至少可以在主管面前留下「很有效率」的印象。
此外,大部分的主管,把事情交代給部屬後,會非常想知道處理進度與成效。而許多人經常在主管交代事情後,就像石沉大海、杳無音信,因此成為主管的眼中釘。如果已經竭盡可能加快速度處理卻還是做不完,一定要先向主管報告進度。
一方面,主管可以知道自己交代事項的進度狀況;另一方面,你可以藉由回報表現出「您交代的事情,我有用心在處理」。除此之外,跟主管交談的過程中,很有可能因此找出事情的解決方案,一舉數得。
不過,「迅速處理」絕對不是「隨便弄弄」、「大概做做」就好,而是要大家避開「不會做事、做得又慢」這種最糟糕的評價。
Q遲到是什麼滔天大罪嗎?
A 遲到不是罪,但藏著巨大損失。
在職場打滾十多年,有過各式各樣的經歷,不過評價部屬這件事,我只做過一次。在公營企業擔任主任時,按照公司規定,我必須在部屬中評出「最佳評鑑」跟「最差評鑑」的兩個人。
以一個組織的領導者來看,如果不是特殊情況,多數人的業務處理能力其實差不多。如果不是像賈伯斯(Steven Paul Jobs)或愛因斯坦那般優秀人才,其實一個組織的領導者不一定比其他同事或職員優秀。
習慣遲到但工作能力好的人,並不常見
遇到難以評斷時,「工作態度」會成為人事評價區分的指標。因此,我決定給常遲到的組員較低的人事評價。工作態度多半會以出缺勤狀況為判別,因此會在遲到、早退、是否擅離職守等綜合性的概念作為依據。
「只是遲到一下,評鑑就比較低分?不會太過分嗎?」或許有人會產生質疑。但多數主管卻是這麼想的,既然工作能力都差不多,那麼想要有客觀依據,
就以平常勤勉及努力程度作為標準,而這個評價標準就是所謂的「工作態度」。雖說,偶爾遲到不代表業務績效就一定不好,但以實際案例來看,的確成立。上班老是遲到,工作績效表現卻很高的情況並不常見。
工作態度可以決定一個人的優劣,如果工作態度不好,就算有再多長處,可能連發揮的機會都沒有,就會被淘汰。換句話說,工作態度可能不是成功的決定性條件,但卻是必要條件。
我再強調一次,工作態度良好不會讓你在公司獲得額外好處,但如果工作態度比別人懶散、常遲到,那麼一定會吃虧!
Q 不行了!我一定要離職!
A 先擬定「出場策略」,完美轉職。
上個工作的同事A,一陣子沒聯絡了,突然打電話給我。簡單打過招呼後,我問起打電話的目的。出乎意料之外,她說:「我下定決心要辭職了。」
大學畢業進到這間公司,她十五年來沒換過工作,一直安分守己、堅守崗位。原來,離職的原因出在工作太累,未來性又不佳,於是決定在還來得及以前遞出辭呈。
「都忍了那麼久了,再忍一下觀望看看吧。」不過,她要離開公司的想法非常堅定。可是問題出在,她自己也不知道,離開公司後要何去何從。現在的工作實在太累了,她想先辭職再慢慢物色下份工作。
看到她工作到喘不過氣、每天度日如年,我再次建議她:「妳現在的工作之所以這麼辛苦、難熬,是因為妳看不到終點。試著換個心情吧,把這份工作當成是下個工作開始前短暫停留的地方。給自己一個『心理期限』,時間就不會那麼難熬了……。」
為自己訂定一個「有效期限」!
每當職場生活感到疲憊、經常被主管訓斥、工作不太順利,讓我每天都覺得特別漫長時,我就會告訴自己:「天無絕人之路,找到這條路之前,這裡只是短暫停留的地方罷了!」不斷給自己一個堅持下去的心理期限。
在職場生活裡,為自己訂一個「有效期限」,就會有更多力量堅持下去。像A這樣的情緒,不斷強調當前遇到的困難讓她很痛苦,一定要離開現在的工作,這種思考方式非常不妥。因為事實上,要找到完全適合自己的新工作並不容易。
我也曾因為換工作、吃盡苦頭。「辭職後難道我會餓死嗎?我也是有不少工作經驗的人耶!」曾經像這樣,自以為是地離開公司,最後卻讓自己處在經濟困境裡。
應該有不少人聽過「出場策略」(Exit strategy),這個詞彙原本是經濟或軍事用語。在經濟上,指政府為了解決經濟停滯而加印鈔票,可能帶來各種副作用。因此,在解決經濟停滯的前提下,需要擬定把傷害減到最小的經濟策略。軍事上則指,戰爭中把人命及武器的損害降到最低,安全撤守的戰略。
職場生活中,出場策略是非常重要的一環。大多數人都只集中在要念哪所大學、要去哪間公司工作等「入場策略」,然而,出場策略的重要性並不亞於入場策略。特別是,對於還不知道自己適合什麼工作的人而言,出場策略尤其重要。
二○一二年,韓國財務部統計處公布的資料指出,以一年以下約聘人員的身分踏入職場的社會新鮮人,是四年前的六倍。也就是說,愈來愈多新鮮人,第一個工作待不到一年,就開始思考下個工作要何去何從。(編按:據二○一四年統計,臺灣有三五.五%的社會新鮮人第一個工作做不滿三個月;又二○一一年的一○四人力銀行統計,四七%的轉職者工作愈換愈糟,平均減薪幅度達一八%。)
如果你開始意識到,這份工作不是你的終身職場,那麼試著和別人討論看看,下一份工作該怎麼開始、什麼時候開始,試著擬定一個綜合性的計畫。